iPadでオリジナルのスケジュール帳を作る【iPhone/iPadで仕事効率化計画】

部署内での地位が上がるにつれて仕事が増えたり、子どもができてプライベートにもより時間を使うようになったり。
どんどん仕事が溜まっていきます。

昔は思いついた時にでもダラダラと仕事をしていればなんとかなっていたんですが…
そんなペースでは間に合わなくなってきてしまい、これはきっちりタスク管理をしなきゃと一念発起。

なぜわざわざオリジナルのスケジュール帳を使うのか

自分の仕事のスタイルと既存のスケジュール管理Appが合わない

ぼくは自分の予定を、その性質によって3種類に分けています。
(定義はオリジナルです)

  • スケジュール:物理的に拘束される時間が決まっている予定
  • ToDo:「メールの返事」「牛乳を買って帰る」のような、簡単なやることリスト
  • タスク:「論文執筆を進める」「教科書を読む」のような、ある程度時間がかかる作業

この中で管理が難しいのが「タスク」です。

週から月の単位でこなすタスクが多くなってくると、作業を進める優先度が曖昧になったり、最悪の場合はタスク自体を忘れてしまうこともありました。

そんなことを繰り返すうちに、いっそ自分で使いやすいようなフォーマットのスケジュール帳が欲しいなと思うようになったんです。

DAIGOの本で紹介されていた「勉強のモチベーションがアップする」「時間の見積りがうまくなる」のに役立つ『WOOPノート』を参考に、オリジナルのスケジュール帳を作ってみました。

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オリジナルのスケジュール帳

左側がスカスカなのには理由があるんです。

それは、この部分を壁紙にして、iPhoneの待ち受けにタスクリストとして表示させるため。

詳しくはこちらの記事で紹介しています。

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 使い方解説:前日の夜までにすること

①日付

日付を書き込みます。もちろん手書きでOK。

②自由記入欄

目標などを書き込みます。

DAIGOさんの『超戦略的ノート術』では、日々の目標を定めることを推奨しています。
僕の場合はもう少し長期的な目標というか、自分がタスクをこなす目的みたいなものを書くようにしています。
『家族優先』であることを忘れないように心がけています。

③当日のタスクリストと予想作業時間

平日・休日とも、仕事やプライベートの予定が入ることが多いので、あまり多くのタスクを入れないようにしています。

ぼくの性格では、どれだけ時間に余裕がある日でも、手をつけられるタスクは多くても5つ。
それ以上は消化不良になってしまうのです。

ということで、記入ボックスも5つに限定しました。

左側にタスクの内容、右側に見込みの作業時間を書くようにしています。

時間の書き方は、「○〜△時」と具体的に書くこともあれば、「1時間」とかかる見込み時間だけを書くこともあります。

④未消化の全タスクリスト

基本的には毎日引き継いでいくものです。

なんとなくですが、左から順に、

早めに仕上げなければいけないもの>そこそこ近いうちに仕上げなければいけないもの>すこし後回しにできるもの

の順にしています。

あらゆるタスクをいったん書き出しておくことで、取りこぼしを防ぐことができます。

一番右の列のタスクはなかなか完了しないのですが、気が向いた時にこのリストをみてちょっとだけ手をつけてみたりすると、意外とスイスイ作業が進むこともあります。
重要度の低いタスクは忘れがちにはなりますが、良い気分転換になります。

こまめに進めていれば、いつかは終わります。

当日の夜に書き込む部分

 ①その日のタスク達成評価

一日を振り返るときに、タスクの横に○、×、△をつけています。

「具体的にどの程度こなせたのか」は深く考えず、なんとなくでの自己評価です。

⑤タスク遂行の成功要因、失敗要因

なぜその日に上手にタスクをこなせたか、あるいはこなせなかったかを振り返ります。

⑥日記

この欄は、タスク管理とは直接関係はありませんが、せっかくならその日のできごとも簡単に記録したいなと思って作りました。

実際に使い始めてみて

作業に手をつけるスピードが上がった

朝起きた時からその日にやるべきことが決まっているので、ちょっとしたスキマ時間に「これをやらなきゃ」とスムーズに動き出せるようになりました。

タスクの達成率が上がった

やるべきタスクをきめておくということは、逆に言えば「その日やらなくてもいいタスク」をはっきりさせておくことでもあります。

やるべきタスクに集中することで、作業の完遂率が上がりました。

作業時間の見積りが上手くなった

かかる時間を意識したタスク管理をしたことがなかったのですが、このスケジュール帳を使うようになってから、どんな作業にどれだけの時間がかかるのかを意識するようになりました。

例えば、「文章を3ページ30分で書く」というタスクを作ったとしても、達成できなかったという記録が積み重なってくれば、「やっぱりもうちょっと時間がかかるんだ」というように自分の中での時間の見積りを修正できます。

これを繰り返していけば、無理のないタスクスケジュールを組み立てて、作業の完遂率を高めることができます。

タスクの長期的な優先順位を意識するようになった

これまで僕は、目の前のタスクから無意識に逃げていたのか、後回しにしてもいいタスクに気ままに手をつけたりしていました。

しかし、このスケジュール帳でタスクの優先順位を毎日確認することで、必要なものからこなす意識がつくようになりました。

「テスト前日に部屋の掃除を始める」みたいなことがなくなるわけです。

まとめ。自分に合ったスケジュール帳を作って効率化

毎日やることが絞り込めていて、タスク管理が必要でないのならこのスケジュール帳はいりません。

もしあなたが、複数のプロジェクトを同時に進めていたり、コマゴマとしたマルチタスクを同時にこなしたかったりするのであれば、一度このテンプレートを試してみてください。

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