【デスクトップにやる気スイッチを】ワンクリックで作業環境が整う!Automatorワークフロー

こんばんは、みずきちです。

学会発表や論文作成をされている先生方、お疲れ様です。

ぼくもいくつか進めなきゃいけない原稿があるのですが、いざパソコンで作業をしようと思ってもなかなかやる気が出ない。

特に、複数のファイルやアプリを並行して使うような作業って、作業環境を立ち上げるのに時間がかかって、やる気を削がれませんか?

「あのソフトとあのソフトを立ち上げて、あのフォルダのそのファイルを開いて…」なんてやってるうちに、やる気がどんどん削られていきますよね。

例えばぼくの場合、ちょっとしたスキマ時間に論文を書こうと思っても、

  • データをまとめるためのExcelファイル
  • 文章を書くためのWordファイル
  • FigureをつくるためのPowerpoint
  • 参考文献を読むためのMendeleyやPDFビューワー
  • 翻訳のためのDeepL
  • 文章校正のためのGrammary

ひとつひとクリックしている間に元気がなくなります。

必要なファイルやアプリを、ワンクリックで一気に起動できたら、パッと作業に取り掛かれると思いませんか?

そこで、Macの標準アプリ「Automator」で、「ワンクリックするだけで作業環境が一気に立ち上がる」アプリを自作しました。

「Automatorってなんやねん?」「使ったことないよ」という方も多いかもしれません。
別記事でまた詳しく紹介しますが、簡単に言うと、「プログラミングの知識がゼロでも、簡単に自作のショートカットアプリが作れてしまう」アプリなんです。

今回は、自作の「やる気スイッチアプリ」の導入の方法を説明しています。

難しい手順はありませんので、ぜひ一度試してみてください。

自作アプリの編集のしかた

Automatorを起動する

「アプリケーションフォルダ」に入っているAutomatorをダブルクリック。

起動すると、下のような画面に変わるので、「アプリケーション」から新規ファイルを作成します。

面倒だと思う方は、ぼくの作ったファイルをダウンロードできるようにしておくので使ってください。

ファイル選択画面から選んでも良いですし、Automatorにドラッグ&ドロップしても開きます。

編集画面で任意のファイルやアプリケーションを指定する

下の画像を参考に、左側の一覧からアクション(動作)をドラッグ&ドロップで並べてください。

①②:ぼくは書類作成にWordを使っているので、指定のファイルをWordで開くようにしています。

③:書類のWordファイルが入っているフォルダも同時にFinderで表示させるようにしています。
ファイルのコピーを作成したくなったり、過去の原稿を見たくなったりした時に、いちいちフォルダをたどっていくのが手間だからです。

④⑤:並行して使うアプリケーションを選んで、一気に開くようにしておきます。

「Powerpointで図表をちょっと直さなきゃ…」という時に、いちいちアプリケーションが立ち上がるのを待っているとやる気が削がれるので、あらかじめ起動するようにしています。

(追記:M1 Macに替えてから、アプリケーションの起動時間のストレスは無くなりました)

また、ぼくは英語が全然できないので、「Grammarly」と「DeepL」をすぐに使えるようにスタンバイしています。

アプリケーションを保存して終了です。

アプリケーションのアイコンの変え方は、また別記事でご紹介します。

メリット

一発で作業を開始できる。ダマされたと思って試してみてください。

なんというか、このアプリを起動したら「やるしかない感じ」になります。

デメリット

ファイルを指定し直すのが一手間

編集しているファイルを毎回新規で保存している場合、そのたびに指定ファイルを変更しなければいけないので手間がかかります。

ぼくは、上司に原稿を見てもらう数週間おきに新規ファイルを作るようにしているので、そこまで頻繁に変更する必要はないのですが…。

その時には使わないアプリケーションも起動する

指定しているアプリは、有無を言わさず起動してしまいます。

たとえば、「いまからやるのはWordファイルの編集だけで、Powerpointは使わないな」という時でも、このアプリを立ち上げるとPowerpointがついてくる。

しばらく使う予定のないアプリは、指定から外しておくようにしましょう。

まとめ。スタートダッシュをスムーズに決めて、作業にとりかかる

「やるぞ!」と思ってから取りかかるまでのタイムラグを無くすのが、スキマ時間を有効に使うTipsですね。やる気スイッチです。

Automatorは直感的に操作できるアプリで、プログラミングなんてよく知らなくてもカンタンに使えます

自分なりのワークフローを作って、どんどんムダな時間を削っていきましょう!

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